關於部落格
留下生命中的所有記憶...
  • 123406

    累積人氣

  • 7

    今日人氣

    0

    訂閱人氣

用合併列印自動產生樣式繁複的大量資料

不過,合併列印可不是只會做一些簡單動作而已,若你將合併列印的工具列叫出來,會發現,上頭有個非常明顯的「插入功能變數」項目,善用它,可以幫助我們處理更複雜的資訊喔!

合併列印的功能變數,到底可以為我們做什麼呢?舉例來說,比如你有一堆折價卷要寄給客戶,希望在合併時,加上一組序號在上頭,我們可以使用插入「合併紀錄編號」(«Merge Record #»)的功能變數來執行這項工作,又或許,在你的客戶資料表上,有性別欄,你希望藉由此欄的資料,在合併信件時,讓電腦自動幫你判斷應該加上「先生」或是「小姐」時,就可以使用「以條件評估引數」(If…Then…Else)來完成…等各種應用,因此,在這篇內容中,我們的重點並非教你如何使用合併列印,而是讓你藉由合併列印的功能變數的幫助,處理一些較複雜的工作,進而更能提高工作效率。



由於我們是以Word 2003為例,因此,在其它版本的Word裡可能步驟稍有差異,不過,整個操作邏輯卻是相差無幾的。

「以條件評估引數」的概念

在使用「以條件評估引數」(If…Then…Else),或許會因為從未接觸,而不知應該如何思考其可應用的方式;因此,在還未以實際範例來說明其應用及使用方式之前,先針對其工作窗格中的所有項目及使用方式,做一個概略性的介紹,並希望藉此能讓你建立對If…Then…Else這種條件分支的邏輯思考概念。


1.在使用合併列印的功能變數之前,先了解它可以從何處選取。除了一開始提到從「檢視」/「工具列」裡選取「合併列印」的工具列之外,還可以從「插入」/「功能變數」進入,在類別中選取「合併列印」項目。


2.「合併列印」的工具列出現後,就可以在工具列上選取「插入功能變數」/「If…Then…Else(以條件評估引數)」。


3.此時會出現一個工作窗格,在工作窗格中,有「欄位名稱」、「邏輯比對」、「比對值」等項目,其中「欄位名稱」在還未設定資料來源時,下拉之後是空白的,如圖中,下拉之後出現的欄位,即資料來源中的所有欄位。


4.設定好要比對的欄位之後,選擇「邏輯比對」,其項目就是一些相等、大小於或資料是否空白的設定,而「比對值」是以直接輸入文字和所選取的欄位進行比對是否吻合的值,如圖中,選擇地區欄位,後面比對值輸入「高雄市」,表示所有地區在高雄市的,會出現不同的差異。

如何設定條件,判斷性別,加入符合文字

了解「以條件評估引數」的概念及工作窗格中的項目後,以下就讓我們用實際的例子,引領你一步一步的完成設定。現在我們假定合併信件時,希望藉由資料來源中的性別欄位,於信件或信封上顯示出「先生」、「小姐」的不同稱呼的話,該如何操作。


1.在進行合併列印的工作時,須確定已開啟「資料來源」,且已插入合併欄位項目,進一步做完插入「下一筆紀錄」(«Next Record»)。


2.將游標停在「姓名」欄位後,此時,從「插入功能變數」/「If…Then…Else(以條件評估引數)」進入,在「欄位名稱」選擇「性別」,「邏輯比對」維持「等於」,「比對值」輸入「男」(或「女」)。


3.接著在下方「插入此一文字」中填入「先生」,「否則插入此一文字」中填入「小姐」(若步驟二填入的比對值為「女」,則在此須反過來,前者填「小姐」,後者填「先生」),最後按「確定」。

地區判定的作用

單純的做一種是否的判斷,在應用上,或許不只有二選一,我們可以試著用另一種思維去發現它的其他應用,例如:年終要發放紀念品給客戶,從一份客戶名單中,我們要設定如果是本地區的客戶,即可現場領取,若是其他地區的客戶,則用寄送的方式;因此,我們會做一份寒暄性質的信件,在合併列印時,運用條件設定,去區分那些客戶要寄送,那些客戶是可現場領取的。


1.請先編輯好要合併的文件,如圖中已設定好資料來源、要插入的欄位、下一筆紀錄。


2.將游標停在「領取方式」,由「插入功能變數」/「If…Then…Else(以條件評估引數)」進入後,在「欄位名稱」選擇「地區」,「邏輯比對」維持「等於」,「比對值」輸入「高雄市」。


3.在下方「插入此一文字」中填入「現場領取」,「否則插入此一文字」中填入「寄送發放」,最後按「確定」。


4.按下「檢視合併資料」,即可以馬上檢視合併之後的結果,亦可以在「合併列印」的工具列上,直接按下一筆資料來查看所有結果。

「合併紀錄編號」

接下來,進一步來介紹「合併紀錄編號」«Merge Record #»的使用方式。運用此功能變數,最大的好處在於,面對龐大資料時,我們可以藉由插入此功能變數來了解每筆資料在原始資料中屬於第幾筆紀錄;因此,縱使不是全部資料的合併,而是選擇某一段的紀錄來做合併,也可以在新文件之中看出所選的合併資料在原始文件中是屬於第幾筆紀錄。


1.同樣的先做好合併資料的來源選取及紀錄設定,接著在欲擺放紀錄編號的位置插入«Merge Record #»(合併紀錄編號)。


2.接著點選「合併列印」工具列中的「合併至新文件」,此時會出現一個選取「合併紀錄」的工作窗格,我們可以試著第五筆紀錄合併,所以在第三個選項的前面空格中填入5。


3.按下「確定」後,會發現整份文件被合併至一份新的文件中,而剛才插入「合併紀錄編號」的位置,則顯示5,表示第一頁即是原始資料的第五筆紀錄。

「合併順序編號」

「合併順序編號」(«Merge Sequence #»)不受原始資料的第幾筆紀錄影響,它所針對的是合併到新文件之後,開始紀錄,也就是說,我們有二千筆資料,在合併時選擇從第七筆合併至第九六五筆,在新文件中所看到的紀錄編號,仍然是從一開始計數;因此,我們可以很直接知道我們共合併了多少筆紀錄。


1.同樣回到上一個標題所介紹的例子中,為了有比較,我們不更動剛才的任何設定,只在開頭加入一個No.00的項目,並插入«Merge Sequence #»(合併順序編號)。


2.接著一樣在上方工具列中選取「合併至新文件」,在合併紀錄中輸入從7到25。


3.至合併的新文件中,可以看到兩者之間的主要差異,雖然第七筆開始合併,插入紀錄的No.仍然從一開始計算。
相簿設定
標籤設定
相簿狀態